Reunião semanal de vendas: o que olhar no funil antes de entrar na sala
A pauta de reunião de vendas que os guias trazem começa pelos números da semana. Antes dela, leia duas coisas no funil: a etapa em que o negócio demora e a etapa em que ele some. Cada uma pede uma conversa diferente, e a reunião cabe em trinta minutos.
Antes da reunião semanal de vendas, olhe no funil a etapa em que o negócio demora e a etapa em que ele some, porque cada uma pede uma conversa diferente. Onde demora, falta alguma coisa para a venda andar. Onde some, o cliente chega ali sem estar pronto. Com essas duas leituras, a reunião cabe em trinta minutos e termina com uma ação por etapa.
Segunda, 9h. Quatro vendedores, um café e o gestor com o funil aberto na tela. Ele começa pelo primeiro card da primeira coluna: "E esse aqui, como está?". O vendedor conta a história. Os outros três olham o celular. Vinte cards depois, a reunião passou de uma hora e a conclusão é a mesma da semana anterior: o funil está travado, todo mundo precisa fazer mais follow-up.
O problema começa antes de a reunião começar. O gestor entrou na sala sem saber o que estava procurando.
O que os roteiros de reunião trazem
Quem busca pauta de reunião de vendas encontra um roteiro parecido em quase todo guia: os números do período, os negócios parados, os próximos passos, e cada um diz o que vai fazer na semana. O roteiro está certo. Ele só não diz como ler o funil para saber onde mexer.
"Negócios parados" junta duas coisas diferentes. Tem o negócio que está demorando numa etapa e tem o negócio que entra numa etapa e não sai mais, porque o cliente desistiu ali. Se a reunião trata os dois como "funil travado", ela cobra mais follow-up de todo mundo e não conserta nenhum dos dois.
Onde o negócio demora
Uma etapa em que o negócio fica muito tempo, mas que no fim passa para a próxima, está dizendo uma coisa: falta algo para a venda andar.
Pode ser a proposta que depende de alguém montar. Pode ser o orçamento que espera o técnico visitar. O cliente quer comprar. Alguma peça atrasa.
A conversa na reunião, para essa etapa, é sobre o que trava. Perguntas que ajudam:
- O que precisa acontecer para um negócio sair daqui?
- Quem faz isso, e quanto tempo leva?
- Tem alguma coisa que dá para deixar pronta antes, para não começar do zero a cada cliente?
Cobrar mais ligação nessa etapa costuma piorar. O cliente já está esperando, e ligar de novo para dizer que a proposta ainda não saiu só gasta a paciência dele.
Onde o negócio some
A outra etapa é a que perde gente. O negócio entra e boa parte não segue em frente: vira perdido ou para de responder.
Aqui o cliente está chegando sem estar pronto. Talvez ninguém tenha perguntado antes se ele tem orçamento. Talvez o preço apareça cedo demais, antes de ele entender o que está comprando. Talvez esteja entrando gente que nunca ia comprar, e essa etapa é só onde isso aparece.
A conversa é sobre o que vem antes dela. O motivo de perda ajuda muito, desde que esteja preenchido. Se a maioria dos perdidos nessa etapa diz "parou de responder", o problema pode estar na forma de abordar. Se diz "fora do perfil", o problema começa na captação. O post sobre por que o relatório de motivo de perda vive vazio trata de como fazer esse campo servir para alguma coisa.
A etapa rápida que engana
Tem uma armadilha. A etapa em que o negócio passa rápido parece a mais saudável do funil, para quem olha só o tempo.
Só que ele pode ter saído para a coluna de perdidos. Uma etapa de primeiro contato em que o negócio fica um dia e sete de cada dez não avançam está perdendo muito, e perdendo depressa. Quem olha só o relógio dá os parabéns para a etapa errada.
O tempo típico e a média
Mais um cuidado com o tempo. A média é fácil de calcular e quase sempre mente sobre o funil de uma empresa pequena.
Um exemplo inventado. Seis negócios passaram pela etapa de orçamento, e ficaram nela 3, 4, 4, 5, 6 e 90 dias. O de 90 é aquele cliente que sumiu e voltou três meses depois. A média dá quase 19 dias. Só que cinco dos seis ficaram menos de uma semana.
O número que conta a verdade é o do negócio típico: coloque os tempos em ordem e pegue o do meio. Aqui, entre 4 e 5 dias. O caso de 90 dias não mexe nele. Na reunião, discuta o típico. O caso de 90 dias merece uma conversa à parte, com o vendedor dele, e não com a equipe toda.
Quando o número começa a valer
Com poucos negócios a leitura engana. Se só três saíram de uma etapa, um a mais muda a taxa inteira.
Antes de mudar o processo por causa de uma etapa, espere ter alguns casos. Para apontar a etapa que mais perde, o Pulsar só considera as etapas de onde pelo menos cinco negócios já saíram. Abaixo disso, a reunião pode olhar os casos um por um e anotar, sem tirar conclusão.
Também ajuda olhar um período mais longo que a semana. Se a reunião olha só os últimos sete dias, a etapa que demora um mês some da conta, porque nenhum negócio entrou e saiu dela no período.
Uma pauta de trinta minutos
Com as duas leituras feitas antes, a reunião fica curta:
- Cinco minutos: o que entrou, o que fechou e o que se perdeu na semana. Só leitura, sem debate.
- Dez minutos: a etapa em que o negócio mais demora. O que falta para ele andar, quem resolve e até quando. Sai daqui uma ação com dono.
- Dez minutos: a etapa em que o negócio mais some. O que os motivos de perda dela dizem e o que muda antes de o cliente chegar ali. Sai daqui outra ação com dono.
- Cinco minutos: os três negócios parados há mais tempo. Para cada um, uma decisão só: segue com data marcada ou vira perdido com motivo.
E uma regra que segura o tempo: nada de repassar negócio por negócio com a equipe toda. A história de cada cliente se resolve entre o gestor e o vendedor, em dez minutos a dois. Na reunião, o assunto é o processo, que é o que vale para todos.
Na semana seguinte, a reunião abre com as duas ações da semana anterior. Andaram ou não?
Onde o Pulsar entra
No Pulsar, o relatório mostra lado a lado, para cada etapa, quantos dias o negócio típico fica ali, quantos avançaram, quantos estão parados agora e qual a espera mais longa. É a leitura das duas perguntas na mesma tabela. O motivo de perda é pedido de onde quer que alguém marque a perda, então a etapa que some vem com o porquê. E a PulsIA lê o período e aponta onde a venda está sendo perdida, avisando quando ainda tem pouco caso para concluir. Dá para ver como isso funciona no funil de vendas e no diagnóstico do funil pela inteligência artificial.
Para fazer antes da próxima segunda
Abra o seu funil, no CRM ou na planilha, e para cada etapa anote dois números dos últimos três meses: quantos dias o negócio típico ficou nela e, de cada dez que saíram, quantos foram para a frente.
Circule a etapa com mais dias. Circule a etapa com menos negócios seguindo em frente. Se for a mesma, você já sabe por onde começar. Se forem duas, a reunião de segunda já tem as duas conversas. E se a etapa com menos avanço for também a mais rápida, você achou o lugar em que a sua empresa perde venda sem perceber.
Perguntas frequentes
O que falar na reunião semanal de vendas?
A reunião semanal de vendas rende mais quando trata de duas etapas do funil: a etapa em que o negócio mais demora e a etapa em que o negócio mais some. Na primeira, a conversa é sobre o que falta para a venda andar. Na segunda, é sobre o que acontece antes de o cliente chegar ali. Cada conversa termina com uma ação com dono, revisada na reunião seguinte.
Quanto tempo deve durar uma reunião semanal de vendas?
Uma reunião semanal de vendas cabe em trinta minutos quando o gestor lê o funil antes de entrar na sala. São cinco minutos para os números da semana, dez para a etapa que demora, dez para a etapa que perde e cinco para os negócios parados há mais tempo. A reunião passa de uma hora quando a equipe repassa negócio por negócio, que é conversa do gestor com cada vendedor.
O que olhar no funil de vendas toda semana?
No funil de vendas, toda semana, olhe dois números por etapa: quanto tempo o negócio típico fica nela e quantos negócios seguem para a próxima. Um sem o outro engana. A etapa em que o negócio passa rápido pode ser a que mais perde, e quem olha só o tempo acha que ela vai bem. Use um período de alguns meses para que as etapas lentas apareçam na conta.
Por que não usar a média de tempo por etapa do funil?
A média de tempo por etapa do funil é puxada por um caso fora do comum. Se cinco negócios ficaram menos de uma semana no orçamento e um ficou noventa dias, a média passa de duas semanas e não descreve nenhum deles. O tempo do negócio típico, o do meio quando os tempos são colocados em ordem, mostra quanto a etapa costuma levar de verdade.