Por qual lead começar o dia de vendas

Segunda, 8h10. A vendedora abre o WhatsApp: 47 conversas não lidas. Abre o CRM: 32 negócios em aberto. No caderno, três lembretes de sexta. Ela começa pela conversa de cima, um cliente antigo perguntando do prazo de entrega. Depois outra. E outra.

Meio-dia. Ela respondeu vinte mensagens e nenhum negócio andou. O lead que pediu orçamento pelo site no sábado à noite continua sem resposta. A proposta que ela prometeu mandar na sexta também não saiu.

Ninguém ficou parado. Ela trabalhou a manhã inteira. Só trabalhou na ordem em que as coisas apareceram na tela.

O que a busca responde

Quem pesquisa como priorizar leads encontra quase sempre a mesma receita: pontuação de lead. Você define o perfil do cliente ideal, dá pontos para porte, setor e cargo, soma mais pontos para quem abriu o e-mail ou visitou a página de preço, e atende primeiro quem tem a nota mais alta.

A pontuação tem lugar. Ela ajuda quem recebe centenas de leads por semana e precisa separar curioso de comprador. Só que ela responde "quem parece o melhor cliente". A pergunta de quem tem trinta negócios abertos às 8h da manhã é outra: onde o dinheiro está escorrendo hoje?

Um lead com nota alta pode esperar até a tarde, se alguém já falou com ele ontem e marcou de ligar na quinta. Um lead com nota média que chegou sábado e ninguém respondeu não pode.

A ordem por motivo

Em vez de nota, a lista da manhã sai do motivo de cada negócio estar ali. São quatro, e a ordem entre eles importa.

1. Chegou e ninguém falou ainda. É o único caso em que cada hora pesa. A pesquisa publicada na Harvard Business Review em 2011 mostrou que tentar contato na primeira hora deu quase sete vezes mais chance de conversa com quem decide do que tentar na hora seguinte. A história desse número está no post sobre tempo de resposta ao lead.
2. Tarefa vencida. Aqui alguém da sua empresa prometeu alguma coisa. "Te mando a proposta na sexta." O cliente do outro lado está esperando, e cada dia de atraso conta contra você.
3. Parado além do prazo da etapa. Cada etapa do funil tem um tempo normal na sua empresa. Se um orçamento costuma ser aprovado ou recusado em cinco dias e aquele está há doze, ele está esfriando sem ninguém perceber.
4. Sem próximo passo. Não tem tarefa atrasada porque nenhuma foi marcada. Esse negócio não vai aparecer para ninguém amanhã, nem depois. É o que some sem barulho.

Por que essa ordem? Porque ela vai do que custa mais rápido para o que custa mais devagar. O lead novo perde valor em horas. A promessa vencida, em dias. O negócio parado e o sem próximo passo, em semanas. Os quatro precisam de atenção, só que não na mesma manhã.

Quem fica fora da lista

Essa é a regra que quase ninguém escreve: o negócio que já tem próximo passo marcado para depois de hoje não entra.

O seu Carlos pediu para você ligar no dia 20, depois que o sócio voltar de viagem. Hoje é dia 12. Uma lista que põe o seu Carlos no topo toda manhã faz uma de duas coisas. Ou você liga antes da hora e incomoda o cliente, ou você aprende a pular a lista. E lista que a gente aprende a pular deixa de ser olhada no dia em que ela tem algo importante.

Alguém já decidiu quando tocar nesse negócio. A lista respeita essa decisão e cuida do que ninguém decidiu.

Quando dois negócios têm o mesmo motivo

Sempre vai ter empate: três negócios parados, dois sem próximo passo. Dois critérios ajudam a desempatar. O valor do negócio e o quanto ele está perto de fechar. Uma proposta enviada pesa mais que um primeiro contato.

Com o valor, um cuidado. Se você ordenar pelo valor em reais, o maior negócio da carteira vai ficar em primeiro todo dia, mesmo quando não tem nada de urgente nele. Compare o valor dentro da própria lista do dia: o maior entre os candidatos de hoje ganha um empurrão, e só isso.

E mantenha a ordem estável. Se a lista muda de posição cada vez que você abre, ninguém confia nela. Com o mesmo critério e os mesmos negócios, ela precisa dar a mesma ordem.

Cinco por manhã

Por que não a lista inteira? Porque uma lista de vinte é a mesma paralisia dos trinta cards, com um passo a mais. Cinco cabem numa manhã. Você resolve os cinco, a lista se refaz, e os próximos sobem.

O resto do dia continua tendo as tarefas que já estavam marcadas para hoje. Elas têm hora e dono, e por isso não precisam disputar lugar com o que ninguém marcou.

A conta para fazer hoje

Pegue a lista dos seus negócios em aberto, no CRM ou na planilha. Ao lado de cada um, escreva uma destas cinco coisas:

• chegou e ninguém falou;
• tarefa vencida;
• parado além do normal;
• sem próximo passo;
• tem data marcada para depois.

Um exemplo inventado, só para mostrar a conta: 30 negócios abertos. Três chegaram e ninguém falou, quatro têm tarefa vencida, seis estão parados, nove não têm próximo passo e oito têm data marcada. A sua lista de amanhã cedo tem 22 candidatos e começa pelos três novos e por duas das tarefas vencidas.

O número que mais diz é o dos sem próximo passo. Se ele é o maior da sua conta, como no exemplo, a falha mora no fim de cada conversa: o vendedor desliga sem marcar quando volta a falar. A correção é uma regra de equipe. Nenhuma conversa termina sem data.

Se o maior número for o de quem chegou e ninguém falou, o problema está na entrada. O lead chega sem dono, e é por aí que vale começar.

Quando a lista fica vazia

Lista vazia pode querer dizer duas coisas opostas, e vale saber qual é a sua.

Não há negócio aberto: a carteira está seca e o trabalho do dia é buscar cliente. Ou todo negócio aberto já tem próximo passo marcado para depois de hoje: a operação está funcionando, e a manhã fica para as tarefas do dia.

Uma lista que mostra "nada para fazer" nos dois casos esconde o primeiro atrás do segundo.

Onde o Pulsar entra

No Pulsar, a tela Hoje abre com o bloco "Comece por aqui": os cinco negócios para atender primeiro hoje, nessa ordem por motivo, com o fato escrito ao lado de cada um, como "está há 12 dias em Proposta enviada, e essa etapa costuma andar em 5". A ordem é calculada pelo CRM com os dados do seu funil, e quem tem data marcada para depois fica de fora. Se a sua conta tem a PulsIA, ela escreve o que fazer com cada um e por qual canal, e você decide se segue. O que ela faz está em inteligência artificial para vendas, e o tempo que cada negócio está parado aparece no card do funil de vendas.

Dos seus negócios abertos agora, quantos ninguém vai lembrar amanhã?

Perguntas frequentes

Como priorizar leads quando o vendedor tem muitos negócios abertos?

Para priorizar leads com muitos negócios abertos, ordene pelo motivo de cada um estar pendente. Primeiro o lead que chegou e ainda não recebeu resposta, depois a tarefa vencida, depois o negócio parado além do prazo normal da etapa e por último o negócio sem próximo passo marcado. Limite a lista a uns cinco por manhã e deixe de fora quem já tem retorno marcado para outro dia.

Lead scoring resolve a ordem de atendimento do dia?

O lead scoring dá uma nota ao perfil e ao interesse do lead, e ajuda quem recebe centenas de contatos por semana a separar curioso de comprador. A ordem de atendimento do dia pede outra informação: quem está esperando resposta, que promessa venceu e que negócio esfriou. Um lead com nota alta que já tem ligação marcada para quinta pode esperar, e um lead novo sem resposta não pode.

O que fazer com o negócio que está sem próximo passo marcado?

O negócio sem próximo passo marcado precisa de um contato e de uma data. Fale com o cliente, descubra em que pé está a decisão e marque quando volta a falar. Se esse caso aparece muito na carteira, a correção é uma regra da equipe: nenhuma conversa com cliente termina sem a data do próximo contato registrada.

Por que o vendedor não deve ligar para quem já tem retorno marcado?

O vendedor não deve ligar antes da hora para quem já tem retorno marcado porque alguém já combinou com o cliente quando voltar a falar. Ligar antes incomoda a pessoa e passa a impressão de pressa. Além disso, uma lista do dia que repete esses negócios toda manhã ensina o vendedor a ignorá-la, e ele deixa de olhar bem no dia em que aparece algo urgente.